Anonimizar un documento identificativo (DNI/NIE) en Excel


Anonimizar un documento identificativo (DNI/NIE/Pasaporte) es sencillo aplicando alguna de las fórmulas que Excel tiene disponibles para extraer fracciones del contenido de una celda.  Sin embargo, si lo hacemos de esta manera, es posible que no todos empleemos el mismo criterio, o que dicho criterio termine siendo confuso para algunos tipos de documentos.

Para evitar esta situación, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una recomendación que establece una forma de anonimizar documentos específica para los NIF, NIE y PASAPORTES.

Te recomendamos utilizar siempre el mismo criterio en la columna en la que escribimos los documentos, no emplees guiones y coloca los ceros cuando un NIF comience por uno o varios ceros.  En este ejemplo hemos mezclado los criterios, para resaltar que la fórmula va a funcionar en cualquiera de estos casos, pero te recomendamos que sólo emplees uno.

Introduce el cursor en la celda y pulsa el botón “fórmula”, así accedes a la lista de fórmulas de Excel.

En el desplegable, selecciona la categoría “Definida por el usuario” , selecciona "anonimiza" entre las cuatro opciones disponibles.

 

Si en este paso no estás visualizando los ficheros "PERSONAL.XLSB!" es porque los archivos necesarios para ejecucion de las formulas no están instlaadas en tu irdenador. La utilización de estas funciones requiere que previamente se instalen unos archivos en tu ordenador. Esta operación se realiza cuando se reinicia el ordenador, por lo que, si no localizas las funciones, reinicia el ordenador en primer lugar. Si una vez reiniciado, sigues sin poder localizar las funciones, escribe a cau@uam.es y ellos te ayudarán.

 

¿Con que versiones de Excel puedo emplear las fórmulas? Se ha probado con las versiones de Excel de Office 2016 y Office 365 que se instalan con licencia de la UAM.

 

¿No están instaladas en tu equipo estas funciones?

La fórmula sólo requiere que le digamos en qué celda está el dato que queremos anonimizar. Selecciona la celda en la que está el número del documento.

 

Una vez pulsamos “aceptar”, ya tenemos el resultado.

Como en cualquier documento Excel, puedes “estirar” la celda (o copiarla) al rango C3:C9 y verás el resultado para todas las celdas del rango.  Siempre se anonimiza eliminando los guiones y completando los ceros por la izquierda en los NIF y NIE si fuera necesario.  Aquellos documentos que no validan como NIF/NIE, se consideran pasaportes y se sigue el criterio de anonimizar específico marcado para ellos por la AEPD.

 

También tienes disponibles otras tres funciones, para detectar si un NIF o un NIE validan correctamente y para detectar el tipo de documento existente en una celda. Hemos empleado esta última en la columna C de este ejemplo. Esperamos que todas te sean de utilidad y te faciliten la tarea.

 

 

 

Etiquetas: excel
Última actualización:
2020-07-28 13:41
Autor:
Elena
Revisión:
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