Anonimizar un documento identificativo (DNI/NIE/Pasaporte) es sencillo aplicando alguna de las fórmulas que Excel tiene disponibles para extraer fracciones del contenido de una celda. 

Sin embargo, si lo hacemos de esta manera, es posible que no todos empleemos el mismo criterio, o que dicho criterio termine siendo confuso para algunos tipos de documentos.

Para evitar esta situación, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una recomendación que establece una forma de anonimizar documentos específica para los NIF, NIE y PASAPORTES.

Le recomendamos utilizar siempre el mismo criterio en la columna en la que escribimos los documentos, no emplee guiones y coloque los ceros cuando un NIF comience por uno o varios ceros.  En este ejemplo hemos mezclado los criterios, para resaltar que la fórmula va a funcionar en cualquiera de estos casos, pero le recomendamos que sólo emplees uno.

En primer lugar, le informamos que se ha probado SOLO con versiones de Excel de Office 2016 y Office 365 que son las licencias que aporta la UAM actualmente.

Introduce el cursor en la celda y pulsa el botón “fórmula”, así accedes a la lista de fórmulas de Excel.

Ahora en el desplegable, selecciona la categoría “Definida por el usuario” y verás cuatro funciones de entre las que tendrás que seleccionar anonimiza.

La fórmula sólo requiere que le digamos en qué celda está el dato que queremos anonimizar. Selecciona la celda en la que está el documento.

Una vez pulsamos “aceptar”, ya tenemos el resultado.

Como en cualquier documento Excel, puedes “estirar” la celda (o copiarla) al rango C3:C9 y verás el resultado para todas las celdas del rango.  Siempre se anonimiza eliminando los guiones y completando los ceros por la izquierda en los NIF y NIE si fuera necesario.

Aquellos documentos que no validan como NIF/NIE, se consideran pasaportes y se sigue el criterio de anonimizar específico marcado para ellos por la AEPD.

También tienes disponibles otras tres funciones, para detectar si un NIF o un NIE validan correctamente y para detectar el tipo de documento existente en una celda. Hemos empleado esta última en la columna C de este ejemplo. Esperamos que todas te sean de utilidad y te faciliten la tarea.

IMPORTANTE: Si no localiza esta función en su equipo, en primer lugar, reinicie el equipo. Si una vez reiniciado, sigue sin poder localizar las funciones, escribe a cau@uam.es.